Наталья Косолапова о новых аспектах работы архива Долинского района

В специально обустроенном месте посетители могут написать, на какой вопрос хотят получить ответ. В светлых удобных комнатах разместились сотрудники, обустроен читальный зал для желающих поработать с архивными материалами. Ими активно пользуются учителя школ района. Например, интересовала рукописная книга стародубца Сергея Речкина. Здесь же проводят встречи, лекции. Архиву есть чем поделиться, о чем рассказать любителям истории. Большим спросом пользуются краеведческая тематика, документы. Архивисты проводят скрупулезную, затратную по времени работу, чтобы подобрать интересующие посетителей материалы.

Новое помещение музея расположено в центре города, что удобно для посетителей, пользователей – их поток заметно увеличился. У сотрудников архива появилась возможность рациональнее использовать время для работы со службами – источником комплектования архивного фонда.

– К сожалению, предоставленных площадей нам не хватает, – говорит Наталья Косолапова. – Поэтому пришлось искать дополнительные в приспособленных помещениях для документов личного состава, а это 2/3 от общего объема. В настоящее время они хранятся в полуподвале долинской ДШИ.

За последние пять лет в архиве возрос поток запросов по родственникам бывших граждан РФ, сейчас живущих в ближнем зарубежье или в 1991 году выехавших за границу. У некоторых дети и внуки живут и работают в России, хотят получить российское гражданство. Не зная конкретного адреса проживания родителей, бабушек и дедушек, школы, в которой они учились, названия учреждения или предприятия, где работали, пишут в архивы. Люди старшего поколения или не помнят старых адресов, или умерли.

– Отмахнуться не можем, начинаем искать, хотя это отнимает много времени. Находим примерно 90 процентов данных об адресах проживания, месте работе, родственниках и т. д. О значимости данной работы говорит тот факт, что нам предложили обменяться опытом с другими архивами региона, – отметила Наталья Косолапова.

Оцифровка архивных данных

Главное предназначение современного архива – хранение законченных делопроизводством документов. Разные их виды должны сберегаться в течение сроков, определяемых законодательством и производственной необходимостью. В долинском архивном фонде созданы условия, соответствующие требованиям, предъявляемым к хранению документов на бумажной основе.

В настоящее время стоит задача по оцифровке архивных документов, есть инструментарий, на котором это можно делать. Но в штате архива нет людей, которые бы занимались конкретно этим делом. Специалисты учреждения постоянно работают с «живыми» документами: готовят справки по запросам клиентов для ПФР (стаж, зарплата), составляют сведения для нотариата, суда и прочее. Поступают запросы из администрации городского округа, КУМС, других организаций. Архив отдает или пересылает справки по запросам в бумажном виде, если требуется – на электронную почту. Работа с бумажными носителями никуда не делась, она по сути своей как была, так и осталась трудоемкой, затратной по времени.

Кроме того, для оцифровки нужна специальная программа, которая стоит немалых денег. – Для создания базы, поисковой системы нужен специалист, который только бы этим занимался. Мы это умеем, но нет физической возможности. Штатную численность не увеличивают. Новые требования и технологии не учтены при составлении штатного расписания, – сказала Н. Косолапова.

В архив долго еще будут сдавать на хранение документы на бумажных носителях, несмотря на то, что владельцы информации хранят ее в электронном виде.

Проблема мирового масштаба: как и на чем хранить электронную архивную информацию. Нет условий для долгого ее хранения. Диски, флешки не рассчитаны на многие годы, компьютеры меняются часто и не подходят под старые носители информации.

Единая информационная система

В 2020 году разработали государственную единую информационную систему Сахалинской области, в 2022-м начали внедрять в муниципалитетах. В текущем году на территории региона планируется перевести на цифровую платформу 17 архивов. Система позволит с одной точки работать архиву и самому заявителю, потому что в использовании она достаточно проста. Кроме того, можно будет исполнять тематические запросы, в частности, связанные с историей Сахалинской области. Также система позволит подключиться из любой точки мира и сохранить особо ценные и уникальные документы, чтобы архивы могли между собой общаться и чтобы люди, зайдя на сайт, имели возможность найти интересующие их документы.

Единая информационная система Сахалинской области привлекает архивы к проведению культурно-массовых мероприятий. Лет пять назад стояла задача провести несколько выставок по материалам архива, например, ко Дню Победы, о Почетных жителях района, к юбилейным датам, написать в газету статьи о людях, городе, предприятиях и т. д. Сейчас же предлагают участвовать в конкурсах среди архивов Сахалинской области, организуемых библиотеками. Конкурсы связаны с юбилейными датами, с историей города и страны, ветеранами военных действий, труда, работавшими на предприятиях Долинского района.

Еще одно направление деятельности – регулярное общение со школами. Специалисты архива рассказывают ученикам о краеведении, ведут патриотическое воспитание через знакомство с документами, хранящимися в архиве. Школьников приглашают в архив для написания научных работ – помогают подобрать документы, необходимую информацию. Задача архива – популяризация истории города, людей, которые жили и живут. Для презентации материалов используются телеэкран, сопровождающая музыка, воспринимаемый детьми литературный текст и т. п.

– Задачи стоят большие, выполнять их будем обязательно. Уже есть подвижки: создали и зарегистрировали сайт, на котором размещаем информацию о деятельности архива. Есть обратная связь: выход на людей, которые будут ее использовать. Получаешь радость не только от того, что хранишь, но и от того, что оно приносит пользу, – подчеркнула директор архива.